آموزش راهکاران -جلسه هجدهم صدور سند بستن حساب ها

صدور سند بستن حساب ها

مقدمه

منظور از صدور سند بستن حساب ها، بستن حساب های موقت است. در هر دوره مالی لازم است حساب های موقت که از جنس درآمد یا هزینه هستند به یک حساب دائم بسته شوند. برای این منظور لازم است از امکان صدور سند بستن حساب ها که جزئی از عملیات پایان سال است استفاده شود.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

۱٫ از مسیر مالی => دفتر کل => عملیات پایان سال، گزینه “صدور سند بستن حساب ها” را انتخاب نمایید. به این ترتیب سیستم فرمی به شکل زیر به شما نمایش می دهد:

۲٫ گزینه “ادامه” را انتخاب نمایید. در این مرحله فرم زیر را مشاهده خواهید کرد:

۳٫ الگوی بستن حساب های مورد نظرتان از میان الگوهای بستن حساب هایی که پیشتر تعریف نموده اید انتخاب کنید (پیکان شماره ۱)

۴٫ مقدار فیلد” تا تاریخ” را مشخص کنید. این فیلد بیانگر تاریخی است که تا آن تاریخ مانده حساب های قابل بستن (یا همان حساب های موقتی که در الگوی انتخاب شده وجود دارند)، در نظر گرفته می شود.

۵٫ مقدار فیلد “شرح” را وارد نمایید، این فیلد بیانگر شرح سند بستن حساب هایی است که در حال صدور آن می باشید.

۶٫ مقدار فیلد” تاریخ سند” را وارد نمایید. مقدار این فیلد تاریخ سند بستن حساب های مورد نظرتان را مشخص می کند.

۷٫ سایر فیلد های غیر اجباری را در صورت تمایل ورود اطلاعات نمایید.

۸٫ در صورتی که بخواهید پیش از صدور سند، پیش نمایشی از سند مورد نظر را مشاهده کنید، گزینه “پیش نمایش سند” (پیکان شماره ۲) را در حالت انتخاب شده قرار دهید.

۹٫ پس از اینکه مقادیر فیلد های ارائه شده را تعیین نمودید، بررسی می شود که آیا در تاریخی که برای فیلد “تا تاریخ” انتخاب کرده اید برای ارز هایی که تا این تاریخ گردش داشته اند، نرخ ارز در سیستم معرفی کرده اید یا خیر. در صورتی که نرخ ارز مورد نظر وجود نداشته باشد، سیستم لیستی از ارز هایی که لازم است در تاریخ مورد نظر برایشان نرخ ارز معرفی کنید به شما نمایش می دهد. پس از اینکه نرخ های ارز لازم را معرفی نمودید می توانید عملیات صدور سند را ادامه دهید.

توجه داشته باشید که همواره آخرین نرخ ارز تعریف شده در آن تا تاریخ  و بر اساس مستقیم یا معکوس بودن آن، در محاسبات تسعیر در نظر گرفته می شود .

با ادامه عملیات سیستم کنترل می کند که بر اساس نرخ هایی ارز موجود در تاریخ محاسبه مانده حساب ها آیا لازم است سند تسعیر ارز صادر شود یا خیر. در صورتی که نیازی به صدور سند تسعیر نباشد عملیات بر اساس توضیحاتی که در ادامه ارائه شده است ادامه می یابد و در غیر این صورت دو حالت پیش خواهد آمد:

الف) در پیکربندی، “صدور سند تسعیر پیش از بستن حساب ها” اجباری است: در این شرایط، پیغام خطا دریافت کرده و باید ابتدا سند تسعیر ارز صادر نمایید.

ب) در پیکربندی، “صدور سند تسعیر پیش از بستن حساب ها” اجباری نیست: در این شرایط، سیستم به شما پیغام می دهد که باید برای آخرین نرخ هایی که معرفی نموده اید سند تسعیر ارز صادر نمایید و در صورتی که تمایل به ادامه عملیات بدون صدور سند تسعیر ارز داشته باشید می توانید پیغام سیستم را نادیده گرفته و عملیات خود را ادامه دهید.

۱۰٫ با ادامه عملیات سند بستن حساب ها در تاریخ مورد نظر با وضعیت ثبت موقت و با نوع پیش فرض بستن حساب ها ذخیره می شود.

توجه داشته باشید که صدور سند بستن حساب ها فقط برای محدوده ای قابل انجام است که در آن محدوده کلیه اسناد با وضعیت “قطعی شده” باشند.
سند بستن حساب ها، جزء اسناد اتوماتیک سیستمی بوده و غیر قابل ویرایش است.
در صورتی که مانده ارزی حساب معین موجود در الگو مقدار داشته باشد ولی مانده ریالی آن مقدار نداشته باشد، سیستم امکان ادامه عملیات را نمی دهد
در صورتی که حساب معین با ویژگی تعدادی وجود داشته باشد و در سند حسابداری مربوط به آن فیلد تعداد پر شده باشد، مانده تعدادی نیز در سند بستن حساب محاسبه خواهد شد. توجه داشته باشید که مانده تعدادی به صورت یک جا و بدون درنظر گرفتن درصد محاسبه خواهد شد.
 در صورتی که صدور اسناد پایان سال در سطح شعب باشد، یک سند بستن حساب با شعبه “دفترمرکزی” در سیستم ثبت می شود و در صورتی که صدور اسناد پایان به تفکیک شعب باشد، سند بستن حساب به تفکیک شعب موجود صادر می شود.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *