خانه / آموزش / آموزش راهکاران -جلسه چهاردهم قطعی کردن اسناد

آموزش راهکاران -جلسه چهاردهم قطعی کردن اسناد

شماره گذاری اسناد

مقدمه

شماره سند حسابداری یکی از اطلاعات مهم سند حسابداری تلقی می شود. در واقع ترتیب و توالی اسناد حسابداری هم از جهت پیگیری وجود کلیه اسناد در یک دوره مالی و هم از جنبه زمان ثبت اسناد و هم از جهت ردیابی اسناد حسابداری حائز اهمیت است.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

 در صورتی که بیش از یک شعبه داشته باشید، شماره گذاری اسناد بر اساس تنظیماتی که در پیکربندی دفتر کل انجام شده است می تواند با دو رویه متفاوت صورت گیرد:

الف) در سطح کلیه شعب

در این شرایط عملیات شماره گذاری برای تمامی  شعب  قابل انجام خواهد بود.

۱٫ از مسیر مالی => دفتر کل => اسناد، گزینه “شماره گذاری اسناد” را انتخاب نمایید. به این ترتیب فرم زیر را مشاهده خواهید کرد.

۲٫ پس از اینکه گزینه” ادامه” را انتخاب کردید، فرم زیر را مشاهده خواهید کرد:

در این فرم لیستی از کلیه اسنادی که در دوره مالی جاری ثبت نموده این مشاهده می کنید. با انتخاب گزینه “شماره گذاری” از نوار ابزار بالای این فرم کلیه اسناد حسابداری که در دوره مالی جاری ثبت نموده اید شماره گذاری خواهند شد.

ب) به تفکیک شعب

در این شرایط عملیات شماره گذاری برای اسناد در شعبه انتخابی قابل انجام خواهد بود. در این صورت در مرحله اول فرمی مشابه زیر نمایش داده می شود که شعبه موردنظرتان را انتخاب نمایید: همچنین فهرست اسناد نیز شامل سندهای شعبه انتخابی می باشد.

نکته ۱: فیلتر شعبه در صورتی نمایش داده می شود که سیستم قفل چندشعبه ای داشته باشد.
 نکته۲ : در فهرست شعبه، شعبه هایی نمایش داده می شود که کاربر دسترسی مشاهده آنها را داشته باشد.
نکته : با دوبار کلیک کردن بر روی اسناد نمایش داده شده در فهرست شماره گذاری، می توانید سند حسابداری مربوطه را مشاهده نمایید.

قطعی کردن اسناد

آخرین مرحله از فرایند ثبت و نگهداری اسناد حسابداری، مرحله قطعی کردن اسناد حسابداری است. عملیاتی مانند تهیه دفاتر قانونی و یا بستن دوره مالی همواره پس از کسب اطمینان از قطعی شدن اسناد صورت می گیرد.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

در صورتی که بیش از یک شعبه داشته باشید، قطعی کردن  اسناد بر اساس تنظیماتی که در پیکربندی دفتر کل انجام شده است می تواند با دو رویه متفاوت صورت گیرد:

الف) در سطح کلیه شعب

در این شرایط عملیات قطعی کردن همواره از شعبه دفتر مرکزی قابل انجام خواهد بود.

توجه داشته باشید با استفاده از هر دو روش در صورتی که عملیات قطعی کردن را انجام دادید، به هیچ عنوان امکان برگشت از قطعیت اسناد را نخواهید داشت.
اسناد قطعی شده غیر قابل ویرایش خواهند بود.
در محدوده زمانی ای که اسناد قطعی شده اند، امکان صدور سند حسابداری جدید وجود نخواهد داشت.

۱٫ از مسیر مالی => دفتر کل => اسناد، گزینه “قطعی کردن اسناد” را انتخاب نمایید. فرمی به شکل زیر به شما نمایش داده می شود:

۲٫ گزینه” ادامه” را انتخاب کنید. فرم زیر نمایش داده می شود:

۳٫ در این مرحله محدوده زمانی که قرار است اسناد حسابداری را قطعی کنید قابل تعیین خواهد بود. پس از تعیین محدوده زمانی گزینه” ادامه” را انتخاب کنید.

مقدار فیلد” از تاریخ” همواره توسط سیستم تعیین می شود.

۴٫ در این مرحله لیست اسنادی که قرار است قطعی شوند به شما نمایش داده می شود. با دو بار کلیک بر روی سندهای نمایش داده شده می توانید سند حسابداری مربوطه را مشاهده نمایید.

۵٫ اکنون در صورتی که از انجام عملیات قطعی شدن اطمینان دارید، گزینه “قطعی کردن” را از فرم در حال نمایش انتخاب نمایید.

در این مرحله سیستم کنترل می کند که حساب ارزی که مانده ارز و ریال آنها با هم تطابق ندارند وجود نداشته باشد. در صورتی وجود چنین شرایطی پیغام زیر را مشاهده می کنید:

در صورتی که برای این اخطار گزینه” بله” را انتخاب کنید، اسناد با همین شرایط قطعی می شوند و در غیر این صورت می توانید با انتخاب گزینه “خیر” عملیات قطعی شدن اسناد را متوقف نمایید.

۶٫ پس از این مرحله و در صورت انتخاب گزینه “بله” برای اخطار مذکور (و یا در صورت عدم دریافت اخطار مذکور) کلیه اسناد موجود در بازه زمانی انتخاب شده، قطعی خواهند شد.

ب) به تفکیک شعب 

در این شرایط عملیات قطعی کردن اسناد  به ازای شعبه انتخابی  به صورت جداگانه قابل انجام خواهد بود. در اینصورت در مرحله اول،  فیلد”شعبه” نیز به صورت زیر قابل انتخاب خواهد بود : همچنین فهرست اسناد نیز شامل سندهای شعبه انتخابی می باشد.

نکته ۱: فیلتر شعبه در صورتی نمایش داده می شود که سیستم قفل چندشعبه ای داشته باشد.
نکته۲ : در فهرست شعبه، شعبه هایی نمایش داده می شود که کاربر دسترسی مشاهده آنها را داشته باشد.

سایت تولید کننده نرم افزار راهکاران

باکس شناور "همچنین ببنید"

چاپ چک همراهان

آموزش فعال سازی نرم افزار چاپ چک همراهان

آموزش فعال سازی نرم افزار چاپ چک همراهان پس از نصب نرم افزار بر روی آیکن نرم افزار چاپ چک همراهان که بر روی دسکتاپ یا محل نصب نرم افزار ...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *