خانه / آموزش / آموزش راهکاران -جلسه پانزدهم صدور سند اتوماتیک

آموزش راهکاران -جلسه پانزدهم صدور سند اتوماتیک

تعریف الگوی سند اتوماتیک

مقدمه

گاهی لازم است اسنادی صادر شوند که ساختار از پیش تعیین شده ای دارند. اسنادی از نوع انتقال بخشی از یک حساب به حساب یا حساب های دیگر از اینگونه اسناد هستند. الگوی سند اتوماتیک، الگویی است که بر اساس آن می توانید چنین اسنادی را به صورت اتوماتیک صادر کنید.

به این ترتیب با تعریف یک الگوی صدور سند اتوماتیک می توانید به دفعات اسناد حسابداری منطبق با این الگو صادر کنید.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

۱٫ از مسیر مالی => دفتر کل => اسناد، گزینه “تعریف الگوی سند اتوماتیک” را انتخاب نمایید. بر این اساس سیستم فرم زیر را به شما نمایش می دهد:

۲٫ مقادیر فیلدهای اجباری سربرگ را ورود اطلاعات نمایید. در صورت تمایل مقدار فیلدهای اختیاری را نیز تعیین کنید.

حساب های مقصد

۱٫ با انتخاب گزینه  از پایین نوار ابزار بخش حساب های مقصد (پیکان شماره ۱) یک رکورد ایجاد کرده و حساب معین (پیکان شماره ۳) مقصد مورد نظرتان را انتخاب نمایید.

۲٫ با انتخاب حساب معین مقصد مورد نظرتان سطوح تفصیلی بر اساس معین انتخاب شده فعال شده و می توانید مقادیر آنها را ورود اطلاعات نمایید.

۳٫ مقدار فیلد” درصد” (پیکان شماره ۴) را نیز مشخص نمایید. مقدار این فیلد می تواند بین ۱% تا ۱۰۰% باشد.

منظور از فیلد” درصد”، درصدی از مانده حساب های مبدا مورد نظر است که قرار است به یک حساب مقصد منتقل شود.

حساب های مبدا

پس از اینکه مقادیر فیلدهای حساب مقصد مورد نظرتان را ورود اطلاعات نمودید، با دو بار کلیک کردن بر گوشه سمت راست حساب مقصد مورد نظر (پیکان شماره ۲) می توانید حساب های مبدا مورد نظرتان را مشخص کنید. به عبارت دیگر در این مرحله گزینه از پایین نوار ابزار بخش حساب های مبدا (پیکان شماره ۵) فعال شده و امکان درج حساب یا حساب های مبدا (پیکان شماره ۶) وجود خواهد داشت. با این کار شما به حساب مقصد مورد نظرتان، حساب های مبدا مورد نظر خود را تخصیص می دهید.

می توانید به تعداد دلخواه حساب مقصد تعیین کنید.
می توانید به تعداد دلخواه حساب مبدا به یک حساب مقصد تخصیص دهید.

پس از تعیین حساب های مقصد و مبدا مورد نظرتان گزینه “ذخیره” () را از نوار ابزار بالای فرم انتخاب نموده و الگوی مورد نظرتان را ذخیره نمایید.

قواعد اصلی و کارکردهای جانبی

قواعد نمایش حساب های مبدا و مقصد

۱- حساب های معینی که به عنوان حساب معین مقصد در الگوی قابل تهیه انتخاب نشده باشد به کاربر نمایش داده می شود. در صورتیکه که حساب مقصد انتخاب شده، ارزی باشد تنها امکان انتخاب حساب مبدا ارزی برای آن حساب مقصد وجود خواهد داشت.

۲- امکان انتخاب حسابی که یک بار به عنوان حساب مبدا انتخاب شده است به عنوان حساب مقصد وجود نخواهد داشت. (با در نظر گرفتن سطوح تفصیلی آن)
۳- امکان انتخاب حساب معین مبدا یکسان برای یک حساب معین مقصد نخواهد داشت.

۴- امکان انتخاب حسابی که یک بار به عنوان حساب مقصد انتخاب شده است به عنوان حساب مبدا وجود نخواهد داشت. (با درنظر گرفتن سطوح تفصیلی آن)

انتخاب معین با سطوح مشخص

با استفاده از این امکان، می توانید با انتخاب حساب معین مورد نظرتان و سطح تفصیلی مورد نظر کلیه حساب های معین را تا سطح مورد نظر در قسمت مربوط به حساب های معین مبدا انتخاب نمایید.

برای انتخاب معین با چند سطح گزینه “انتخاب معین با سطوح مشخص” در قسمت حساب های مبدا را انتخاب نمایید تا فرم زیر به شما نمایش داده شود :

در فرم انتخاب دسته ای حساب ها، ابتدا حساب معین موردنظرتان را انتخاب نمایید(پیکان شماره ۱)، سپس سطح مورد نظرتان که تا آن سطح قصد انتقال مانده آن را به حساب مقصد مربوطه دارید، انتخاب نمایید(پیکان شماره ۲).

با استفاده از دکمه های  و  می توانید حساب های معین موردنظرتان را اضافه و یا حذف نمایید. در نهایت برای انتخاب حساب های وارد شده به عنوان حساب مبدا، گزینه “تایید” را انتخاب نمایید.

انتخاب بر اساس کد تفصیلی

با استفاده از این امکان می توانید  با انتخاب حساب تفصیلی و سطح مورد نظرتان تمامی حساب های معینی که با حساب تفصیلی انتخاب شده در سطح مربوطه در ارتباط است را در قسمت حساب های مبدا انتخاب نمایید. به این ترتیب کلیه حساب های معین مرتبط به حساب تفصیلی انتخاب شده در سطح مربوطه و تا همان سطح در قسمت حساب های مبدا نمایش داده می شود.

برای انتخاب بر اساس کد تفصیلی گزینه “انتخاب بر اساس کد تفصیلی” در قسمت حساب های مبدا را انتخاب نمایید تا فرم زیر به شما نمایش داده شود :

در فرم انتخاب دسته ای حساب، ابتدا سطح تفصیلی  موردنظرتان را انتخاب نمایید(پیکان شماره ۱)، سپس حساب تفصیلی مورد نظرتان که تا آن سطح قصد انتقال مانده آن را به حساب مقصد مربوطه دارید، انتخاب نمایید(پیکان شماره ۲).

با استفاده از دکمه های  و  می توانید حساب های موردنظرتان را اضافه و یا حذف نمایید. در نهایت برای انتخاب حساب های وارد شده به عنوان حساب مبدا، گزینه “تایید” را انتخاب نمایید.

صدور سند اتوماتیک

صدور سند اتوماتیک در مواقع انتقال بخشی از مانده یک حساب به حساب یا حساب های دیگر کاربر خواهد داشت. به این ترتیب که با استفاده از الگوی سند اتوماتیک که پیشتر تعیین نموده اید سیستم به صورت اتوماتیک محاسبات لازم را انجام داده و سند حسابداری صادر می شود.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

۱٫ از مسیر مالی => دفتر کل => اسناد، گزینه “صدور سند اتوماتیک” را انتخاب نمایید.

سیستم فرم زیر را به شما نمایش می دهد:

۲٫ گزینه “ادامه” را از گوشه سمت راست بالای صفحه انتخاب نمایید.

سیستم فرم زیر را به شما نمایش می دهد:

 

۳٫ انتخاب “الگو” (پیکان شماره ۱): از میان الگوهای سند اتوماتیک که پیشتر تعرف نموده اید یک الگو را به دلخواه انتخاب نمایید.

۴٫ تعیین” تاریخ موثر” (پیکان شماره ۲): برای فیلد “تا تاریخ”، تاریخی که قرار است مانده حساب های مبدا تعیین شده در الگوی مورد نظرتان برای انتقال به حساب های مقصد در نظر گرفته شود.

۵٫ “شرح”: مقدار این فیلد برابر با شرح سربرگ و  اقلام سند حسابداری در حال صدور است.

۶٫ تعیین “تاریخ سند”: تاریخ مورد نظرتان را برای سند مربوطه مشخص نمایید.

۷٫ شعبه موردنظرتان را از فهرست “شعبه” (پیکان شماره ۴) انتخاب نمایید.

نکته ۱: فیلتر شعبه در صورتی نمایش داده می شود که سیستم قفل چندشعبه ای داشته باشد.
 نکته۲ : در فهرست شعبه، شعبه هایی نمایش داده می شود که کاربر دسترسی مشاهده آنها را داشته باشد.

۸٫ سایر فیلد های اختیاری را در صورت تمایل ورود اطلاعات نمایید.

۹٫ گزینه” ادامه” را از گوشه سمت راست بالای صفحه انتخاب نمایید.

در صورتی که گزینه “پیش نمایش سند” را (پیکان شماره ۳) انتخاب کرده باشید، پیش نمایشی از سند در حال صدور به شکل زیر، به شما نمایش داده می شود:

در این مرحله لازم است مجددا گزینه “ادامه” را انتخاب نمایید تا سند حسابداری مطابق تنظیمات الگو و بر اساس مقادیر محاسبه شده تا تاریخ تعیین شده برای فیلد “تا تاریخ” و در شعبه انتخابی (در صورت وجود فیلد شعبه)، در سیستم صادر شود.

وضعیت سند صادر شده “ثبت موقت” خواهد بود و می توانید در صورت تمایل سند حسابداری که از این طریق صادر شده است را ویرایش نمایید.

قواعد اصلی و کارکردهای جانبی

کنترل های سند اتوماتیک ارزی

– در صورتی که در پیکربندی مالی امکان استفاده از نرخ ارز دستی وجود نداشته باشد و برای صدور سند اتوماتیک از حساب های ارزی استفاده شده باشد، سیستم اجازه صدور سند حسابداری را نمی دهد.

– در صورت ارزی بودن حساب های مبدا و مقصد اگر حسابی وجود داشته باشد که حداقل برای یکی از ارزهای آن مانده ریال مخالف صفر و مانده ارز برابر صفر (و یا بالعکس مانده ریال برابر صفر و مانده ارز مخالف صفر) باشد برای آن حساب معین در آن ارز هیچ قلمی در سند مربوطه ایجاد نمی گردد.

توجه داشته باشید در سند اتوماتیک که به صورت ارزی است، مقدار نرخ ارز بر اساس فیلدهای مبلغ به ارز مبنای قلم توسط سیستم محاسبه می شود که همواره به صورت نسبت مستقیم است.

سایت تولید کننده نرم افزار راهکاران

باکس شناور "همچنین ببنید"

چاپ چک همراهان

آموزش فعال سازی نرم افزار چاپ چک همراهان

آموزش فعال سازی نرم افزار چاپ چک همراهان پس از نصب نرم افزار بر روی آیکن نرم افزار چاپ چک همراهان که بر روی دسکتاپ یا محل نصب نرم افزار ...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *