آموزش راهکاران -جلسه یازدهم بررسی اسناد

بررسی اسناد

مقدمه

بررسی اسناد یکی از مراحل فرایند تایید ثبت اطلاعات حسابداری است. پس از بررسی سند یک سند حسابداری از صحت اطلاعات ثبت شده در آن اطمینان حاصل می شود. فرایند بررسی سند به بررسی کنترل های محاسباتی و منطقی مرتبط با کسب و کار مربوط می شود.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

بررسی اسناد

۱٫ ابتدا  از مسیر مالی=> دفتر کل=> اسناد، گزینه “بررسی اسناد” را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل زیر نمایش داده می شود:

 

۲٫ از قسمت بالای فرم با استفاده از فیلتر “شعبه” شعبه های موردنظرتان را انتخاب نمایید. در صورتی که هیچ شعبه ای انتخاب نشود، سیستم تمامی شعبه ها را درنظر می گیرد.

نکته ۱: فیلتر شعبه در صورتی نمایش داده می شود که سیستم قفل چندشعبه ای داشته باشد.

نکته۲ : در فهرست شعبه، شعبه هایی نمایش داده می شود که کاربر دسترسی مشاهده آنها را داشته باشد.

۳٫  گزینه “موقت”  را انتخاب نمایید. به این ترتیب لیستی از اسناد با وضعیت “ثبت موقت” (مطابق شکل بالا) که در دوره مالی جاری و شعبه های انتخابی، ثبت شده اند نمایش داده می شوند. می توانید یک یا چند سند حسابداری را از این طریق انتخاب نمایید.

۴٫ اسناد مورد نظرتان را برای بررسی انتخاب نمایید و گزینه” بررسی” را از نوار ابزار بالای فرم بررسی انتخاب کنید. به این ترتیب وضعیت اسناد انتخابیتان از “ثبت موقت” به”بررسی شده” تغییر می یابد.

برگشت از بررسی اسناد

۱٫ ابتدا از مسیر مالی=> دفتر کل=> اسناد، گزینه” بررسی اسناد” را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل بالا نمایش داده می شود.

۲٫ از قسمت بالای فرم با استفاده از فیلتر “شعبه” شعبه های موردنظرتان را انتخاب نمایید. در صورتی که هیچ شعبه ای انتخاب نشود، سیستم تمامی شعبه ها را درنظر می گیرد.

۳٫ گزینه “بررسی شده”  را انتخاب نمایید. به این ترتیب لیستی از اسناد با وضعیت “بررسی شده” که در دوره مالی جاری و شعبه های انتخابی، ثبت شده اند نمایش داده می شوند. می توانید یک یا چند سند حسابداری را از این طریق انتخاب نمایید.

۴٫ اسناد مورد نظرتان را برای برگشت از بررسی انتخاب نمایید و گزینه “لغو بررسی” را از نوار ابزار بالای فرم بررسی انتخاب کنید. به این ترتیب وضعیت اسناد انتخابی شما از “بررسی شده” به” ثبت موقت” تغییر می یابد.

هنگام تغییر وضعیت از “ثبت موقت” به” بررسی شده” و از “بررسی شده” به “ثبت موقت”، صفحه به شکل زیر مشاهده می کنید. در این صفحه در صورت تمایل می توانید توضیحات لازم مربوط به تغییر وضعیت را درج نمایید.

توجه داشته باشید که سند بررسی شده که حساب معین غیر فعال داشته باشد، را نمی توانید برگشت از بررسی نمایید.

در قسمت بررسی، با استفاده از گزینه”بررسی اسناد انتخابی”  می توانید اسناد مورد نظرتان را بررسی نمایید و با استفاده از گزینه “بررسی کلیه اسناد” می توانید   تمامی اسناد در شعبه های انتخابی  را به طور همزمان تغییر وضعیت بدهید(از موقت به بررسی شده ).

در قسمت لغو بررسی، با استفاده از گزینه”لغو بررسی اسناد انتخابی” می توانید اسناد مورد نظرتان را لغو بررسی نمایید و با استفاده از گزینه “لغو بررسی کلیه اسناد” می توانید تمامی اسناد در شعبه های انتخابی را به طور همزمان تغییر وضعیت بدهید(از بررسی شده به موقت ).

توجه داشته باشید که تمامی کنترل های زمان بررسی یا لغو بررسی در زمان انتخاب تمام اسناد نیز انجام می شود.

قواعد اصلی و کارکردهای جانبی

مشاهده و ویرایش اسناد از فرم بررسی اسناد

۱٫ ابتدا از مسیر مالی=> دفتر کل=> اسناد، گزینه” بررسی اسناد” را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل بالا نمایش داده می شود.

۲٫ اسناد مورد نظرتان را برای مشاهده  انتخاب نمایید و گزینه “نمایش سند” را از نوار ابزار بالای فرم بررسی انتخاب کنید. به این ترتیب در قسمت پایین فرم،  سند حسابداری مربوطه در فرمی مشابه زیر نمایش داده می شود:

 

۳٫  برای انجام ویرایش سند حسابداری،  بعد از انتخاب سند حسابداری مورد نظرتان، گزینه “ویرایش سند” را از نوار ابزار پایین فرم بررسی انتخاب کنید.به این ترتیب سند حسابداری انتخابی باز می شود.

توجه داشته باشید که کنترل های سند حسابداری در زمان ویرایش اعمال می شود.

لینک سایت تولید کننده نرم افزار راهکاران

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *