خانه / مقالات / برنامه ریزی منابع سازمان

برنامه ریزی منابع سازمان

 

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

جرقه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم برمیگردد و بتدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها عمومیت پیدا کرد. در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI پیاده‌سازی کرد و تا دهه ۷۰ میلادی که شرکت SAP ERP مفهوم دقیق تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کردند. رفته رفته در کنار این سیستم‌ها سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی و … طراحی و در سازمانها مورد استفاده قرار گرفتند و جزیره‌ای بودن آنها باعث بروز مشکلات متعددی شد. از طرف دیگر طراحی این سیستم‌ها بصورت وظیفه گرا Function Oriented بود عدم نگاه فرایندی مشکلات دیگری در سازمانها بوجود آورده بود. شرکت آلمانی SAP اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرایند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و درهزران شرکت تراز اول دنیا پیاده‌سازی کرد از سال ۱۳۸۰ تا کنون به عنوان کامل‌ترین ارائه دهنده ERP در دنیا معروف است.[SAP ERP] سامانه‌های ERP اصولاً باید شامل حداقل ویژگی‌های زیر باشند:

  • –Enterprise– باشد یعنی بتواند بصورت یکپارچه کلیه فرایندها و داده‌های چند شرکت را در قالب یک هولدینگ (ممکن است برخی از شرکتها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا بایدبتواند زبانها، ارزها، تقویم و… بدون محدودیت پوشش دهد
  • –Resource– فرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.
  • –Planning– قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد. برنامه‌ریزی به معنی
  1. برنامه‌ریزی احتیاجات مواد MRP Ierp2
  2. برنامه‌ریزی تولید MRP II
  3. برنامه‌ریزی تأمین منابع مالی FSCM
  4. برنامه‌ریزی منابع انسانی شامل برنامه جذب، و حفظ نیروی انسانی و Carrier
  5. برنامه‌ریزی فروش SOP
  6. برنامه‌ریزی تقاضا DP
  7. برنامه‌ریزی پروژه MPS
  8. برنامه‌ریزی حمل و نقل TM

 

در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه نمود:

  • ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

 

واژه ERP اصولاً بر سامانه‌هایی که به منظور برنامه‌ریزی استفاده از منابع فروش طراحی شده‌اند دلالت می‌کند. اگر چه واژه مشتق ERP ریشه در محیط مصنوعی دارد، استفاده امروزی از ERP حوزه‌های وسیع‌تری را شامل می‌شود. سامانه‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همه فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف نظر از ساختار سازمانی). به علاوه ممکن است این نکته مورد توجه قرار گیرد که یک بسته نرم‌افزاری عموماً به منظور فراهم نمودن کارایی در بسته‌ای خاص است، بسته‌ای که تحت پوشش دو سیستم یا بیشتر است. از نظر فنی، یکبسته نرم‌افزاری که فعالیت‌های حسابداری و صورت حساب (لیست پرداخت) را تدارک می‌بیند، یک بسته نرم‌افزاری ERP نامیده می‌شود. با این وجود، واژه (ERP) نوعاً برای کاربردهای بیشتر نیز به کار می‌رود. معرفی یک سیستم ERP به منظور جایگزین کردن دو یا چند کارکرد مستقل است، که این امر نیاز به ارتباط خارجی که قبلاً بین سیستم‌ها لازم بود را برطرف می‌سازد. همچنین مزایای دیگری را فراهم می‌کنند که ناشی از استانداردسازی و نگهداشت پایین‌تر (یک سامانه به جای دو یا بیشتر) برای قابلیت گزارش‌دهی آسان‌تر (مانند این همه داده‌ها که نوعاً در یک پایگاه داده نگهداری شود) نمونه‌هایی برای سیستم ERP شامل می‌شود: تولید، ملزومات، واحد مالی، مدیریت روابط مشتری(CRM)، منابع انسانی و مدیریت انبارداری.

با توجه عمیق‌تری به سامانه‌های ERP، یک عامل کلیدی جمع‌آوری داده از همه بخش‌های یک سازمان است. برای عملی شدن آن، یک سیستم ERP بر پایه یک پایگاه داده خاص همراه با چندین واحد نرم‌افزاری است که عملکردهای مختلف یک سازمان را پوشش می‌دهد. برخی سازمان‌ها «آنهایی که دارای مهارت‌های کافی IT برای ساخت محصولات نرم‌افزاری متعددی هستند» اجزای اجرایی یک سیستم ERP را انتخاب و ارتباط خارجی با دیگر سامانه‌ها را توسعه می‌دهند.

برای مثال HRM و سامانه‌های مالی ممکن است بهتر از SAP، HRMS به نظر آیند و همچنین ممکن است سامانه‌های SAP، CRM بهتر از معادل‌های PEOPLE SOFT به نظر آیند. در این مورد، سازمان‌ها ممکن است خرید یک سیستم ERP را صحیح بدانند، اما ترجیح می‌دهند سیستم HRM و واحدهای مالی را بخرند و دیگر تقاضاهایشان را نیز از SAP تأمین کنند.

این مسئله در بخش‌های تجاری خیلی رایج است، جایی که حتی یک کارخانه متوسط، یک محصول فروش مجزا دارد، در نتیجه یک سری کارکردهای تخصصی لازم است برای کارکردن با تجهیزات تجارت مانند مدیریت انبارداری، فهرست کارکنان، تبلیغات و محاسبات.

به طور ایده‌آل یک ERP، یک پایگاه داده خاص را در بردارد که شامل همه  داده‌های لازم برای واحدهای نرم‌افزاری است:

  • ساخت و تولید

مهندسی، هزینه مواد، برنامه و جدول زمانی، ظرفیت، مدیریت کارکنان، کنترل کیفیت، مدیریت هزینه‌ها، فرایندهای ساخت و تولید، پروژه‌های ساخت، جریان تولید.

  • مدیریت زنجیره‌ای ملزومات

صورت موجودی، خرید، ترکیب محصولات، برنامه‌ریزی ملزومات.

  • مالی

جدول زمانی تقاضاها، تفتیش یا بازرسی کالا، مطالبات، حق کمیسیون، مدیریت نقدینگی، پرداخت صورتحساب‌ها، دریافت صورت حساب‌ها، دارایی‌های ثابت.

  • پروژه

هزینه، ساخت، زمان و هزینه، مدیریت فعالیت‌ها.

  • منابع انسانی

پرداخت، آموزش، زمان و رسیدگی، سود و مزایا.
یک پروژه ERP چه مدت بطول میانجامد ؟

 در شرکتها سازمانهای  کوچک و آنهایی که فقط بخشی از ماژولهای ERP را خریداری و راه اندازی میکنند ، این پروژه ممکن است حدود شش ماه یا کمتر بطول انجامد ولی برای شرکتها یا سازمانهای بزرگ و آنهایی که تمایل دارند این پروژه را بطور کاملتر به اجرا گذارند ، به این دلیل که نیاز به تغییر در بخشهای مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاریERP وجود دارد ، اجرای این پروژه بطور میانگین بین یک تا پنج سال بطول میانجامد .

 

آیا ERP با فرایندهای موجود در شرکت یا سازمان  تطابق دارد یا خیر؟

نکته مهمی که در اجرا و پیاده سازی یک سیستمERP باید مد نظر قرار گیرد آن است که آیا این مجموعه نرم افزاری با وضع موجود شرکت خریدار نرم افزار ، تطابق دارد با نه ؟ این یکی از دلایل مهمی است که در روند اجرای فرآیند ERP در شرکتهای خریدار ، اختلال ایجاد میکند و باعث میشود گاها در اجرای پروژه چند میلیون دلاری ERP وقفه ایجاد شود . در چنین شرایطی دو راه وجود دارد: یا اینکه شرکت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر داده و مطابق با سیستم ERP سازد و یا بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شرکت تغییر داده شود . در حالت اول تغییرات عمده ای در مسئولیتها ، نحوه کار ، وظایف پرسنل و روشهای انجام کار و … ایجاد میگردد و به عبارتی لازم است فرآیند مهندسی مجدد ( Reengineering ) در سطح شرکت اجرا شود. در حالت دوم نیز احتمال بروز مشکلات ( BUGS ) در نرم افزار افزایش می یابد و بعلاوه اشکالات خاصی را در بروزرسانی نرم افزار ( UPGRADING ) در نسخه های بعدی ایجاد خواهد کرد زیرا نسخه های بعدی نیز باید بصورت خاص و سفارشی تولید شوند.

 

بکارگیریERP برای یک کسب و کار چه مزیتهایی رامیتواند به همراه داشته باشد ؟ بطور کلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در شرکتها را میتوان بصورت زیر بر شمرد :

الف ) یکپارچه سازی اطلاعات : بر خلاف سیستهای دیگر که ممکن است هر یک از بخشهای مالی، فروش ، تولید و … گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند ،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد .

ب ) یکپارچگی اطلاعات در مورد نیازهای  مشتریان : ERP کمک خواهد کرد تا سفارشات و نیازهای مشتریان از زمان دریافت سفارش یا اعلام نیاز یا مراجعه  ، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شرکت را ایجاد نمایند .

ج ) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید : سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهاو استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.

د ) کاهش موجودی انبار : ERP با بهینه سازی فرآیند انجام کار ، باعث کاهش گلوگاهها و رفع موانع احتمالی در مسیر انجام بسیاری از فرآیندها شده و باعث سبکتر شده حجم انبار داده ها می شود. به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول ( Supply Chain Management ) را نیز فراهم میسازد .

ه ) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت ، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری

 

ERP چگونه قادر است عملکرد تجاری یک شرکت یا سازمان را بهبود بخشد ؟erp

بطور کلی هدف اصلی و اولیه ERP آن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری ( در بخش صنعت یا خدمات )و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتی یک سفارش رسیده از سوی مشتری( و یا یک نفر مراجعه کننده به یکی از حوزه های شهرداری)  وارد سیستمERP میگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تکمیل و ارائه این سفارش (یا نیاز شهروند)، در آن موجود میباشد . اطلاعات مربوط به اینکه آیا مشتری سفارش دهنده ، اعتبار کافی نزد شرکت یا سازمان را دارد یا خیر ، از ماژول مالی بدست میآید و به همین ترتیب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودی انبار کالا و مواد اولیه مربوط به این سفارش ، از ماژول انبار استخراج میگردد . با بکارگیری این سیستم ، کاربران تنها وارد کننده داده و اطلاعات به سیستم نیستند بلکه آنها از این پس وظیفه سنگینی را بر عهده خواهند داشت زیرا در مورد سئوالاتی از قبیل اینکه “آیا مشتری حاضر بموقع بدهی خود را بابت سفارش دریافتی خود خواهد پرداخت؟” ، “آیا ما قادر خواهیم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحویل مشتری دهیم ؟” و سئولاتی از این قبیل ، کاربران سیستم باید بتوانند سریعا تصمیم گیری لازم را انجام دهند واین تصمیمات بر روی کل فرایند ERP تاثیر گذار خواهد بود . بعلاوه سایر کاربران در بخشهای دیگر نیز لازم است اطلاعات را بروز وارد سیستم نمایند . بعنوان مثال اگر مسئول سیستم انبار در مورد سطح موجودی انبار اشتباهی مرتکب شود ، شرکت ممکن است بسیاری از مشتریان خود را بدلیل اطلاعات نادرست درمورد کافی نبودن میزان موجودی ، از دست بدهد.

 

 

ERP چه نوع هزینه هایی میتواند به همراه داشته باشد؟

هزینه های آموزش : از آنجا که کارکنان در بخشهای مختلف شرکت با یک سیستم یکپارچه کار میکنند ، لازم است درک بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا کنند . زیرا هر داده ای که آنها وارد سیستم میکنند بر روی کل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شرکت از طریق این سیستم برای کاربران کاملا تشریح گردد . علاوه بر این ، برنامه ای برای آموزش شکل ظاهری ( INTERFACE ) سیستم نیز باید تدارک دیده شود.

هزینه یکپارچگی و تست نرم افزارها :برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیتها ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یکدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای بکاررفته در شرکت مورد توجه قرار گیرد که این کار مستلزم هزینه هایی خواهد بود . به عنوان مثال یک شرکت تولیدی ممکن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الکترونیکی ، سیستم بارکد و سایر سیستمهای مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابر این لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERP برقرار شده باشد .

سفارشی کردن نرم افزارها ( Customization ) : این کار در مواقعی انجام میشود که یکی یا چند مورد از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط کاری و فرایندهای موجود شرکت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری بنظر میرسد که نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شرکت باز سازی شود.

تبدیل داده ها ( Data Conversion ) : بطور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتریان ، کالاها ، عرضه کنندگان ، طرفهای تجاری و… از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERP ، مستلزم هزینه هایی خواهد بود.

مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI) : اغلب شرکتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم کسب کنند ولی چنین امری در بدو امر امکان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.

چه عواملی اغلب باعث ناکامی در اجرای پروژه ERP میگردد؟

تجربه نشان داده است که مهمترین عامل ناکامی در پیاده سازی و اجرای این پروژه ، کارکنان و پرسنل استفاده کننده از نرم افزارها در بخشهای مختلف شرکت میباشند . اگر آنها نپذیرند که ERP روند اجرای کارها و فعالیتهای آنها را نسبت به سیستمهای قبلی بهبود میبخشد ، در برابر اجرای آن مقاومت نشان میدهند و آن را با شکست مواجه میکنند . بنابراین اجرای مدیریت تغییر که از مباحث عمده در مدیریت بشمار میرود قادر است روند این ناکامی و شکست را متوقف سازد.

ده عامل خطر ساز پیاده سازی ERP :

عنوان اولویت
عدم تعهد مدیر ارشد ۱
ارتباطات غیر موثر با کاربران ۲
آموزش نامناسب به کاربران نهایی ۳
عدم راهنمایی و پشتیبانی کاربر ۴
فقدان شیوه مدیریت پروژه موثر ۵
مبادرت به ایجاد اتصالات به نرم افزارهای قدیمی ۶
ناسازگاری و مغایرت بین کاربران بخش های مختلف ۷
ترکیب اعضاء تیم پروژه ۸
عدم موفقیت طراحی مجدد فرآیند کسب و کار ۹
درک نادرست از تغییرات مورد نیاز ۱۰

 

 

 

باکس شناور "همچنین ببنید"

پنج نکته مهم درباره ERP

پنج نکته مهم درباره ERP (مدیریت منابع سازمان)

پنج نکته مهم درباره ERP بازار جهانی ERP در حال حاضر ارزشی بیش از ۲۵٫۴ بیلیون دلار دارد که این رقم سالانه در حال افزایش است...

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *