خانه / آموزش / آموزش راهکاران-جلسه پنجم پیکربندی ساختار حساب ها

آموزش راهکاران-جلسه پنجم پیکربندی ساختار حساب ها

تعریف ساختار حساب ها

مقدمه

در این بخش کدینگ اصلی حساب ها و یا به عبارت دیگر حساب های گروه، کل و معین معرفی می شوند.

گام های کاربری و ورود اطلاعات

از مسیر مالی -> دفتر کل -> حساب ها، گزینه” تعریف ساختار حساب ها” را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه، درختواره ای از ساختار حساب هایی که پیشتر تعریف نموده اید می توانید مشاهده نمایید.

شکل 1

معرفی گروه حساب ها

۱٫ برای اینکه بتوانید گروه حساب های مورد نظرتان را معرفی کنید ابتدا اولین شاخه اصلی را که عنوان آن برابر با عنوان دفتر کل جاری است (پیکان شماره ۲) را انتخاب نموده گزینه  از نوار ابزار بالای درختواره را انتخاب نمایید (پیکان شماره ۱). مقابل درختواره در حال مشاهده فرمی به شکل زیر نمایش داده می شود.

۲٫ مقدار فیلد های اجباری و در صورت تمایل فیلدهای اختیاری را ورود اطلاعات نمایید.

مقادیر دو فیلد “نوع” و “ماهیت” به عنوان مقادیر پیش فرض حساب های کل زیر مجموعه گروه در حال معرفی در نظر گرفته می شوند.

۳٫ گزینه “فعال” در گوشه سمت راست فرم معرفی گروه حساب را در حالت انتخاب شده قرار دهید.

در صورتی که مقدار گزینه “فعال” فرم معرفی گروه حساب را از حالت انتخاب خارج نمایید کلیه حساب های کل و حساب های معین زیر مجموعه گروه حساب مربوطه، غیر فعال خواهند شد.

۴٫ گزینه ذخیره () از نوار ابزار بالای فرم معرفی گروه حساب را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که در صورت استفاده از یک گروه حساب در اسناد حسابداری نمی توانید کد آن حساب را ویرایش نمایید.

معرفی حساب کل

۱٫ برای اینکه بتوانید حساب کل مورد نظرتان را معرفی کنید لازم است ابتدا گروه حساب مرتبط به آن را تشخیص داده باشید بنابراین ابتدا شاخه ای از درختواره که به یک گروه حساب تخصیص یافته است را انتخاب نمایید (به عنوان مثال پیکان شماره ۳ از درختواره نمونه). سپس گزینه  را از قسمت بالای سمت راست درختواره انتخاب نمایید.

۲٫ در این مرحله فرم معرفی حساب کل به شما نمایش داده می شود. کلیه فیلدهای اجباری و در صورت تمایل فیلدهای اختیاری که در این فرم به شما نمایش داده شده است را ورود اطلاعات نمایید.

کلیه موارد ی که در خصوص فیلدهای “نوع” و “ماهیت” و همچنین گزینه “فعال” در بخش گروه حساب ها توضیح داده شده است در این قسمت نیز مصداق دارد.

۴٫ گزینه ذخیره  () از نوار ابزار بالای فرم معرفی گروه حساب را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که در صورت استفاده از یک حساب کل در اسناد حسابداری نمی توانید کد آن حساب را ویرایش نمایید.

معرفی حساب معین

۱٫ برای اینکه بتوانید حساب معین مورد نظرتان را معرفی کنید لازم است ابتدا حساب کل مرتبط به آن را تشخیص داده باشید بنابراین ابتدا شاخه ای از درختواره که به یک حساب کل تخصیص یافته است را انتخاب نمایید (به عنوان مثال پیکان شماره ۴ از درختواره نمونه). سپس گزینه را   از قسمت بالای سمت راست درختواره انتخاب نمایید.

۲٫ در این مرحله فرم معرفی حساب معین مطابق شکل زیر نمایش داده می شود. کلیه فیلدهای اجباری و در صورت تمایل فیلدهای اختیاری که در این فرم به شما نمایش داده شده است را ورود اطلاعات نمایید.

 

مقدار فیلدهای ارائه شده را می توانید بر اساس توضیحات زیر ورود اطلاعات نمایید:

* کد: ارقام اولیه این فیلد از کد های تعیین شده برای گروه حساب و حساب کل مربوط به حساب معین مورد نظر مقدار می گیرد و نمی توانید این مقدار را تغییر دهید. مابقی ارقام را می توانید برای فیلد “کد” ورود اطلاعات نمایید.

توجه داشته باشید که در صورت استفاده از یک حساب معین در اسناد حسابداری نمی توانید کد آن حساب را ویرایش نمایید.

* عنوان: عنوان مورد نظرتان را وارد نمایید.

* عنوان به زبان دوم: در صورت تمایل عنوان به زبان دوم مورد نظرتان را می توانید ورود اطلاعات نمایید.

*نوع: مقدار این فیلد برابر با مقدار فیلد نوع حساب کل مرتبط به حساب معین در حال تعریف است. می توانید بر حسب نیاز یکی از انواع “دائم”، “موقت” و یا “انتظامی” را انتخاب نمایید.

* ماهیت: مقدار این فیلد برابر با مقدار فیلد ماهیت حساب کل مرتبط به حساب معین در حال تعریف است. می توانید بر حسب نیاز یکی از انواع “بدهکار”، “بستانکار” و یا “مهم نیست” را انتخاب نمایید.

* ویژگی پیگیری: در صورتی که در پیکربندی سیستم امکان استفاده از ویژگی پیگیری انتخاب شده باشد این فیلد را می توانید مشاهده نمایید. در صورتی که لازم است برای اقلام اسناد حسابداری که با حساب معین در حال معرفی گردش خواهند داشت، لازم است شماره و تاریخ پیگیری نگهداری کنید، این گزینه را انتخاب نمایید.

در صورتی که بخواهید عملیات آنالیز اتوماتیک به شکل کامل تری قابل انجام باشد، استفاده از اطلاعات ویژگی پیگیری کمک کننده خواهد بود.

* ویژگی تعدادی: در صورتی که در پیکربندی سیستم امکان استفاده از ویژگی تعدادی انتخاب شده باشد این فیلد را می توانید مشاهده نمایید. با انتخاب این گزینه، در قلم سند حسابداری امکان وارد کردن مقدار برای فیلد تعداد وجود خواهد داشت.

* فعال: برای حساب معین در حال تعریف گزینه “فعال” باید در حالت انتخاب شده باشد.

حساب معینی که گزینه “فعال” آن انتخاب شده باشد، امکان شرکت در هیچ عملیاتی از جمله صدور سند حسابداری، نگاشت حساب ها، حساب های طرف مقابل، نخواهد داشت.

در صورتی که حساب معینی به عنوان حساب طرف مقابل حساب معین دیگری انتخاب شده باشد، امکان غیر فعال کردن آن وجود نخواهد داشت.

در صورتی که حساب معینی را در دفتر کل غیر اصلی معرفی نموده باشد و از همان حساب در عملیات نگاشت استفاده کرده باشید، امکان غیر فعال کردن آن حساب به شما داده نخواهد شد.

در صورتی می توانید حساب معین را غیرفعال نمایید، که هم مانده آن به تفکیک تفصیلی ها صفر باشد و هم اسناد مربوطه به آن وضعیت بعد از موقت باشند.

* ویژگی ارزی: در صورتی که بخواهید با حساب معین در حال تعریف سند حسابداری ارزی صادر کنید، لازم است که گزینه “ویژگی ارزی” را انتخاب نمایید.

* تسعیر پذیر: این فیلد برای حساب های معین ارزی مفهوم داشته و با انتخاب گزینه “ویژگی ارزی”، فعال می شود.

* ارز پایه: مقدار این فیلد به صورت پیش فرض به هنگام صدور سند حسابداری به عنوان مقدار فیلد ارز در فرم سند حسابداری نمایش داده می شود. در صورتی که حساب معین ارزی باشد می توانید برای این فیلد مقدار انتخاب کنید.

در صورتی که به حساب معین مورد نظرتان حداقل یک سطح تفصیلی تخصیص دهید، فیلد” ارز پایه” غیر فعال شده و مقدار آن خالی می شود. زیرا در شرایطی که معینی با سطح تفصیلی در ارتباط باشد، ارز پیش فرض حساب های تفصیلی مربوط به آن حساب در صدور سند به کار گرفته خواهد شد.

*توضیحات: در صورت تمایل می توانید برای این فیلد اطلاعات مورد نظرتان را ورود اطلاعات نمایید.

تخصیص سطح تفصیلی

۱٫ در صورتی که بخواهید به حساب معین مورد نظرتان سطح تفصیلی تخصیص دهید، در قسمت پایین فرمت معرفی حساب معین بر روی زبانه “سطوح تفصیلی” قرار بگیرید (پیکان شماره ۱) و به تعداد سطوح تفصیلی که تمایل دارید به معین مورد نظرتان سطح تفصیلی تخصیص دهید، سطوح تفصیلی مورد نظرتان را انتخاب نمایید.

حداکثر تعداد سطوحی که می توانید به هر حساب معین تخصیص دهید بر اساس تعداد سطوح تفصیلی از که در پیکربندی سیستم مشخص شده، می باشد.
ترتیب توالی سطوح تفصیلی تخصیص یافته باید رعایت شود. به این ترتیب که اگر مثلا بخواهید به یک حساب معین سطح تفصیلی ۵ را تخصیص دهید، لازم است پیشتر سطح تفصیلی ۴ را نیز تخصیص داده باشید.

۲٫ پس از انتخاب تعداد سطوح تفصیلی برای حساب معین مورد نظرتان، لازم است که به ازای هر سطح تفصیلی انواع حساب های تفصیلی را تخصیص دهید. برای این کار سطح تفصیلی را که می خواهید به آن نوع تفصیلی تخصیص دهید را انتخاب کرده (محل پیکان شماره ۲) و بر روی آن دو بار کلیک کنید. به این ترتیب انواع تفصیلی موجود در سیستم در پنجره مقابل سطوح تفصیلی نمایش داده می شود (پیکان شماره ۳). از این قسمت می توانید انواع تفصیلی را که می خواهید در سطح تفصیلی انتخابی به حساب معین مورد نظرتان تخصیص دهید انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید تخصیص نوع تفصیلی به ازای هر سطح تفصیلی تخصیص یافته به حساب معین به صورت مستقل از سایر سطوح تفصیلی انجام می گیرد.

در این مرحله می توانید اطلاعات وارد شده را با استفاده از گزینه()در بالای فرم معرفی حساب معین ذخیره نمایید. پس از ذخیره اطلاعات در پایین فرم حساب معین، تب های دیگر شامل “طرف مقابل” و “شرح های پیش فرض” اضافه می شود.

قواعد اصلی و کارکردهای جانبی

تعیین ویژگی مالیاتی

در زمان جمع آوری اطلاعات مالیاتی و تهیه اظهارنامه مالیاتی، معین هایی که ویژگی مالیاتی داشته باشند در این فرایند شرکت می کنند.

در ساختار حساب ها در قسمت حساب های معین ، زبانه”تعیین ویژگی مالیاتی” را انتخاب نمایید.با استفاده از این امکان، می توانید برای حساب معین موردنظرتان ویژگی مالیاتی مشخص نمایید.

 

نکته : تنها در دفتر کل اصلی امکان تعریف ویژگی مالیاتی وجود دارد.

در زبانه “تعیین ویژگی مالیاتی” از قسمت معین مالیاتی (پیکان شماره ۱)، نوع معین مالیاتی مورد نظرتان را انتخاب نمایید.در صورتی که حساب معین از نوع “دائم” باشد امکان تعیین نوع مالیاتی(پیکان شماره ۲) وجود خواهد داشت.

در قسمت پیش فرض(پیکان شماره ۳)، می توانید اطلاعات مالیاتی پیش فرض را برای معین مالیاتی وارد نمایید. در این صورت در سند حسابداری با انتخاب این معین، اطلاعات مالیاتی به صورت پیش فرض پر شده نمایش داده می شود.

در این مرحله می توانید اطلاعات وارد شده را با استفاده از گزینه()در بالای فرم معرفی حساب معین ذخیره نمایید

 حساب طرف مقابل

برای حساب های معین با ماهیت “بدهکار” یا “بستانکار” می توانید حساب های طرف مقابل را مشخص نمایید. برای صدور سند تعدیل ماهیت، برای حساب های خلاف ماهیت شده، باید حساب های طرف مقابل مربوطه را در این قسمت مشخص نمایید.

توجه داشته باشید که بعد از ذخیره حساب معین، زبانه “طرف مقابل” نمایش داده می شود.

در زبانه “طرف مقابل”، حساب طرف مقابل مورد نظرتان را  انتخاب نمایید(پیکان شماره ۱).

در فهرست حساب طرف مقابل(پیکان شماره ۱)، حساب هایی نمایش داده می شوند که شامل مشخصات زیر باشند :

۱٫ تعداد سطوح تفصیلی آنها برابر با تعداد سطوح تفصیلی حساب معین انتخابی هستند.
۲٫ ویژگی ارزی و پیگیری و تعدادی آن با حساب معین انتخابی یکسان باشد.
۳٫ انواع تفصیلی که به آن تخصیص داده شده شامل کلیه انواع تخصیص داده شده به حساب معین انتخابی باشد.
۴٫ وضعیت آن فعال باشد.

توجه داشته باشید که تنها امکان انتخاب حساب معینی به عنوان حساب طرف مقابل وجود دارد که ماهیت آن ها با ماهیت حساب معین انتخابی، مخالف و یا مهم نیست باشد.

 شرح های پیش فرض

شرح های استاندارد شرح هایی از سند هستند که اغلب تکرار می شوند و برای راحتی و تسریع انجام کار، تعریف می شوند. شرح های استاندارد در زمان صدور سند حسابداری می توانند به عنوان شرح های فارسی و یا زبان دوم مورد استفاده قرار گیرند .

توجه داشته باشید که بعد از ذخیره حساب معین، زبانه “شرح های پیش فرض” نمایش داده می شود..

 

در زبانه “شرح های پیش فرض”، می توانید شرح های مورد نظرتان را با استفاده از دکمه های  و یا  اضافه / کم نمایید.

در سند حسابداری نیز می توانید در زمان ورود شرح سند، شرح های مورد نظرتان را به عنوان شرح پیش فرض کپی نمایید.

مشاهده گردش حساب

به ازای حساب های موجود در ساختار حساب ها، می توانید گردش حساب های مربوطه را مشاهده نمایید. مشاهده گردش حساب به این صورت است که برروی حساب مورد نظر رفته و زبانه “گردش حساب” را انتخاب نمایید:

توجه داشته باشید که گردش حساب در سطح دفتر کل جاری و تمامی دوره های مالی است.

گردش حساب در گروه حساب، حساب کل و حساب معین شامل گردش بدهکار/ گردش بستانکار/مانده بدهکار و مانده بستانکار است. برای حساب معین دو ستون اضافه تر شامل “عنوان ارز” و “مانده ارز” نیز نمایش داده می شود.

در صورتی که حساب معین ارزی باشد، گردش های ارزی را نیز به تفکیک ارز در کنار گردش ریالی آن نمایش  می دهد و در صورتی که حساب معین ارزی نباشد تنها گردش های ریالی را نمایش می دهد.

اضافه کردن سطح جدید

در این قسمت می توانید  سطح تفصیلی جدید به حساب های معینی که با آنها سند حسابداری صادر شده است، اضافه نمایید. با این کار تمام اسناد حسابداری پیشتر صادر شده با تفصیلی انتخابی پر خواهند شد.

نکته : تنها برای حساب های معینی که در دفتر کل جاری سند حسابداری برایشان صادر شده است، گزینه “اضافه کردن سطح جدید” نمایش داده می شود.

با انتخاب گزینه “اضافه کردن سطح جدید” فرم زیر به کاربر نمایش داده می شود :

ابتدا از فیلتر نوع تفصیلی (پیکان شماره ۱) ، انواع تفصیلی موردنظرتان را انتخاب نمایید.  سپس از فیلتر حساب تفصیلی (پیکان شماره ۲) ، حساب تفصیلی مورد نظرتان را انتخاب کرده و گزینه “تایید” را انتخاب نمایید.فیلتر حساب تفصیلی شامل تمامی حساب های تفصیلی است که نوع آن ها یکی از انواع انتخاب شده در فیلتر نوع تفصیلی است.

با این کار، سیستم به کلیه اقلامی از اسناد حسابداری که حساب معین آنها، حساب معین انتخاب شده است، یک سطح جدید اضافه کرده و مقدار آن را به صورت اتوماتیک با حساب تفصیلی انتخاب شده در فیلتر”حساب تفصیلی” تکمیل می کند.

توجه داشته باشید که با اضافه کردن سطح تفصیلی جدید هرگونه ارتباطی با این حساب معین شامل حساب های نگاشت شده و حساب های طرف مقابل حذف خواهد شد.

باکس شناور "همچنین ببنید"

آموزش راهکاران

آموزش راهکاران -جلسه دهم صدور سند کل

آموزش راهکاران -جلسه دهم صدور سند کل سند کل، سندی است که با استفاده از اطلاعات اسناد حسابداری و بر مبنای حساب های کل در سیستم تهیه...

یک نظر

  1. خیلی ممنون. مطالب آموزنده و مفیدی هست

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پیغام خود را ارسال نمایید

مدیریت همراهان سافت در کوتاه ترین زمان ممکن پاسخ سوال شما را خواهد داد

به همراهان سافت خوش آمدید لطفا پیغام خود را وارد نمایید

لطفا برای ورود متن کلیک نمایید